Działalność wielu firm staje się coraz bardziej globalna, a praca w systemie mobilnym lub zdalnym to dziś naturalna kolej rzeczy. Jak jednak równocześnie być dostępnym dla klienta oraz zapewnić najkorzystniejszą finansowo stałą formę obsługi telefonicznej? Jednym z rozwiązań jest realizowanie rozmów z wykorzystaniem sieci internetowej. Pozwala na to technologia VoIP. Przedstawiamy wady i zalety tej opc
Na czym polega telefonia internetowa VoIP?
Główną zasadą działania systemu jest przeniesienie rozmów prowadzonych za pośrednictwem tradycyjnej telefonii na łącza internetowe. VoIP to dosłownie głos przesyłany przez internet. Aby uzyskać połączenie, konieczny jest więc dostęp do sieci, komputer (wówczas trzeba podłączyć do niego także słuchawki oraz mikrofon i zainstalować komunikator VoIP) lub telefon (stacjonarny bądź komórkowy), a także adapter, który pełni rolę bramki VoIP. Można oczywiście zakupić dedykowane telefony VoIP i wówczas adaptery nie są potrzebne.
VoIP dla firm – lista zalet
Internetowa telefonia przede wszystkim pozwala na równoczesne prowadzenie kilku połączeń. Dzięki temu, gdy klient dzwoni do firmy, nie usłyszy sygnału zajętej linii, lecz zostanie przełączony do kolejnego wolnego pracownika. Dzięki temu dzwoniący szybciej załatwią swoje sprawy, a firma i jej pracownicy będzie pracowała sprawniej. Także dlatego, że szybciej będą realizowane połączenia pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie. W ten sposób można zapobiec np. utracie klientów, którzy ze względu na problemy z komunikacją mogą zrezygnować z usług firmy. Skróci się także czas oczekiwania na połączenie za sprawą zapowiedzi głosowych IVR. Internetowa telefonia dla firm sprawdzi się więc szczególnie w przypadku, gdy w firmie wykonywanych jest sporo połączeń zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
To przekłada się bowiem na oszczędność pieniędzy. Połączenia za pośrednictwem telefonii internetowej są tańsze w porównaniu do tradycyjnych rozmów stacjonarnych oraz komórkowych. Mało tego, w pakiecie po niższej cenie można wykupić nie tylko połączenia lokalne, ale również międzynarodowe – co szczególnie ważne jest w przypadku firm o zasięgu światowym. Nie trzeba martwić się o opłaty roamingowe, czy ukryte koszty. Ponadto rozmowy wewnątrz sieci są bezpłatne, a do tego dochodzi pakiet darmowych minut. Nie ma też opłat abonamentowych. Płacimy jedynie za faktycznie wykonane połączenia bez dodatkowych usług. Szacuje się, że w przypadku zmiany telefonii tradycyjnej na internetową, koszty jej funkcjonowania udaje się obniżyć o kilkadziesiąt procent.
Oszczędności wynikają ponadto z niższych kosztów utrzymania infrastruktury. Nie trzeba angażować zespołu informatyków do skonfigurowania tradycyjnej sieci. Wystarczy wybrać operatora, najdogodniejszy pakiet, zrealizować płatność oraz w prosty sposób dostosować urządzenia do wykonywania i odbierania połączeń. Tę ostatnią czynność każdy z pracowników z pewnością będzie w stanie zrealizować we własnym zakresie. Jeżeli ktoś nie jest jednak przekonany, może skorzystać z okresu próbnego korzystania z telefonii internetowej. Warto więc rozważyć tę opcję także przy prowadzeniu małych i średnich przedsiębiorstw.
Skoro poruszony został już temat międzynarodowych połączeń, to warto zwrócić uwagę na to, że internetowa telefonia dla firm umożliwia wykonywanie połączeń z każdego miejsca na ziemi, gdzie tylko jest dostęp do internetu. Przy czym klient zawsze będzie dzwonił pod ten sam numer telefonu. Firma może więc zmienić siedzibę w kraju lub przenieść się za granicę, jej pracownicy mogą być rozsiani po całym świecie i nadal pozostaną w kontakcie telefonicznym z klientami. Praca zdalna i mobilny charakter firmy nie stoją na przeszkodzie w realizacji połączeń.
VoIP dla firm daje także możliwość szybkiego dostępu online do billingów. Dzięki temu na bieżąco można kontrolować połączenia oraz ich koszty, a także usuwać niepotrzebne numery telefonów.
System bez wad?
Podstawą telefonii internetowej jest stały dostęp do sieci, a więc w momencie, gdy jest ona przeciążona lub sygnał zostaje przerwany (co przecież możliwe jest także w przypadku firmowych telefonów komórkowych), jakość połączenia może być gorsza. Niemniej jednak szerokopasmowe łącze to dzisiaj standard, dlatego wystarczy sprawdzić jego możliwości, zanim zapadnie decyzja o wprowadzeniu systemu VoIP. Jeżeli posiadamy dobre łącze internetowe, nie ma mowy o zawodności usług. Ograniczeniem dla firm mogą być jednak koszty zakupienia samodzielnego telefony VoIP. Ale nie jest to niezbędna inwestycja, by korzystać z wirtualnych połączeń telefonicznych.
